E-posttjenester har grenser på hvor store vedlegg du kan sende. Gmail tillater 25 MB, Outlook har samme grense, og de fleste andre tjenester ligger på rundt 20-25 MB. Hvis du prøver å sende større filer, blir e-posten avvist. Dette er frustrerende når du trenger å dele bilder, dokumenter eller presentasjoner med kolleger eller venner.

Det finnes flere måter å løse dette på. Du kan komprimere filene slik at de tar mindre plass, dele dem via skytjenester som Google Drive eller Dropbox, eller bruke spesialiserte filoverføringstjenester. Hvilken metode som er best avhenger av hvor store filene er, hvem du sender til, og hvor raskt det haster.

Komprimere filer med innebygde verktøy

Windows og Mac har innebygd støtte for zip-filer. Dette er den enkleste måten å komprimere filer på. Høyreklikk på filen eller mappen du vil komprimere. I Windows velger du "Send til" og deretter "Komprimert mappe". På Mac velger du "Komprimer" direkte fra menyen.

Operativsystemet lager en ny fil med samme navn, men med .zip på slutten. Denne filen er mindre enn originalen. Hvor mye mindre avhenger av filtypen. Tekstdokumenter og regneark komprimeres godt, ofte ned til 10-20 prosent av originalstørrelsen. Bilder i JPEG-format komprimeres dårlig fordi de allerede er komprimert. Videoer komprimeres nesten ikke i det hele tatt.

Zip-filer er universelt støttet. Mottakeren kan åpne dem på Windows, Mac, Linux, Android og iOS uten å installere ekstra programvare. Dette gjør zip til det tryggeste valget når du ikke vet hva mottakeren bruker.

Komprimere bilder

Bilder fra moderne kameraer og telefoner er ofte enorme. Et bilde fra en iPhone kan være 5-10 MB. Send noen få bilder, og du er over e-postgrensen. Før du sender bilder, vurder om mottakeren virkelig trenger full oppløsning.

De fleste nettbaserte bildekomprimeringstjenester fungerer bra. TinyPNG og Compressor.io er populære alternativer. Last opp bildene, og tjenesten komprimerer dem uten synlig kvalitetstap. Du kan ofte redusere filstørrelsen med 50-70 prosent uten at noen merker forskjell.

I Windows kan du også endre størrelsen på bilder direkte. Høyreklikk på bildet, velg "Åpne med" og deretter "Bilder". Klikk på de tre prikkene øverst til høyre og velg "Endre størrelse". Velg en mindre størrelse som "Medium" eller "Liten". Dette reduserer både oppløsning og filstørrelse betydelig.

Hvis du sender mange bilder, vurder å lage et zip-arkiv av de komprimerte bildene. Dette gjør det lettere for mottakeren å laste ned alt på en gang i stedet for å lagre hvert bilde individuelt.

Komprimere PDF-filer

PDF-er kan bli veldig store, spesielt hvis de inneholder mange bilder eller har høy oppløsning. Det finnes flere måter å komprimere dem på. Adobe Acrobat har innebygd komprimering, men krever betalt lisens for full funksjonalitet.

Gratis alternativer som SmallPDF og iLovePDF fungerer godt. Last opp PDF-en til nettsiden, velg komprimeringsnivå, og last ned den komprimerte versjonen. Tjenestene kan vanligvis redusere størrelsen med 40-60 prosent uten at det påvirker lesbarheten nevneverdig.

Hvis du lager PDF-er fra Word eller andre programmer, velg lavere kvalitet på eksporteringen. I Word går du til "Lagre som", velger PDF, og klikker på "Flere alternativer". Her kan du velge "Minimum størrelse" i stedet for "Standard". Dette gir mindre filer som fortsatt er lesbare på skjerm.

Bruke skytjenester

For større filer er det ofte bedre å bruke skytjenester i stedet for å komprimere. Last opp filen til Google Drive, OneDrive eller Dropbox. Del deretter en lenke til filen i e-posten. Mottakeren kan laste ned filen direkte fra skyen.

Google Drive gir deg 15 GB gratis lagringsplass. Dette deles mellom Drive, Gmail og Google Photos. OneDrive gir 5 GB gratis. Dropbox starter på 2 GB. For de fleste er dette mer enn nok til å dele filer med jevne mellomrom.

Fordelen med skytjenester er at det ikke er noen begrensning på filstørrelse. Du kan sende filer på flere GB uten problem. Mottakeren trenger ikke å laste ned alt med en gang, og du kan trekke tilbake tilgangen senere hvis det er sensitiv informasjon.

Når du deler via Google Drive, høyreklikk på filen og velg "Del". Skriv inn e-postadressen til mottakeren eller velg "Kopier lenke" for å lime den inn i en e-post. Pass på at du setter riktige tillatelser. "Hvem som helst med lenken" gjør filen tilgjengelig for alle som har lenken. "Kun spesifikke personer" krever at mottakeren har en Google-konto.

Filoverføringstjenester

Tjenester som WeTransfer, SendAnywhere og Firefox Send er designet spesifikt for å dele store filer. De er ofte enklere å bruke enn skytjenester hvis du bare skal dele en fil én gang.

WeTransfer er den mest populære. Gå til wetransfer.com, last opp filene dine, skriv inn mottakerens e-postadresse og din egen e-post. WeTransfer sender en lenke til mottakeren. Filen er tilgjengelig i syv dager med gratisversjonen. Du kan sende opptil 2 GB per overføring uten å registrere deg.

SendAnywhere bruker en sekssifret kode i stedet for e-post. Last opp filen, få en kode, og del koden med mottakeren. De går til sendanywhere.com, skriver inn koden, og laster ned filen. Dette fungerer godt hvis du vil dele filer med noen du snakker med direkte uten å bytte e-postadresser.

Dele store filer i mindre deler

Hvis du absolutt må sende filen som vedlegg, kan du dele den i mindre deler. Programvare som 7-Zip og WinRAR kan gjøre dette automatisk. Høyreklikk på filen, velg 7-Zip eller WinRAR, og velg "Del arkiv". Angi hvor stor hver del skal være, for eksempel 20 MB.

Programmet lager flere filer med navn som fil.zip.001, fil.zip.002, osv. Send hver del i separate e-poster. Mottakeren må ha alle delene i samme mappe for å pakke ut innholdet. Dette er tungvint, men fungerer når andre metoder ikke er tilgjengelige.

Komprimere videoer

Videoer er vanskeligst å komprimere via e-post. Selv korte videoer kan være flere hundre MB. Å sende video som e-postvedlegg er sjelden en god idé. Bruk heller skytjenester eller videoplattformer.

Last opp videoen til YouTube som ulistet hvis du vil at bare mottakeren skal se den. Del lenken via e-post. Google Photos eller OneDrive fungerer også bra for videoer. Disse tjenestene kan strømme videoen direkte uten at mottakeren må laste ned hele filen.

Hvis du må komprimere videoen, bruk programvare som HandBrake. Dette er gratis og kan redusere filstørrelsen betydelig uten for mye kvalitetstap. Velg en lavere oppløsning og bitrate. En video på 1080p kan ofte reduseres til 720p uten at det er merkbart på mindre skjermer.

Sikkerhet og personvern

Når du bruker skytjenester og filoverføringstjenester, er filene dine på andres servere. For ikke-sensitiv informasjon er dette uproblematisk. Men hvis du deler konfidensiell informasjon, vurder å kryptere filene først.

7-Zip og WinRAR kan passordbeskyttte arkiver. Når du komprimerer filen, velg "Legg til passord" eller lignende. Oppgi et sterkt passord. Send passordet til mottakeren via en annen kanal, for eksempel SMS eller telefon, ikke i samme e-post som lenken.

For ekstra sikkerhet kan du bruke krypteringsprogramvare som VeraCrypt eller AxCrypt før du laster opp til skytjenester. Dette sikrer at selv om noen får tilgang til filen, kan de ikke åpne den uten krypteringsnøkkelen.

Forretningsmessige løsninger

Bedrifter har ofte egne løsninger for å dele store filer. SharePoint, Teams og Slack har alle innebygd fildelingsfunksjonalitet. Hvis du jobber i en organisasjon, bruk disse verktøyene i stedet for personlige skytjenester.

Bedriftens IT-avdeling har sannsynligvis retningslinjer for hva som er tillatt. Noen organisasjoner forbyr bruk av eksterne tjenester som Dropbox og Google Drive for arbeidsfiler på grunn av sikkerhetsrisiko. Sjekk alltid retningslinjene før du deler sensitiv informasjon.

Tips for effektiv fildeling

Før du sender store filer, spør mottakeren om de faktisk trenger dem. Kanskje holder det med et skjermbilde eller et sammendrag i stedet for hele dokumentet eller presentasjonen. Ikke send mer data enn nødvendig.

Gi filene beskrivende navn før du sender dem. "Prosjekt_rapport_2025_endelig.pdf" er bedre enn "dokument1.pdf". Dette gjør det lettere for mottakeren å organisere filene sine.

Hvis du sender flere filer, organiser dem i mapper inni zip-arkivet. Dette sparer mottakeren for jobb med å sortere alt etterpå. En god mappestruktur viser at du tenker på mottakerens behov.

Varsle mottakeren før du sender store filer via skytjenester. Ikke alle sjekker e-posten konstant, og lenker fra ukjente tjenester kan se ut som spam. En kort melding på forhånd gjør det mer sannsynlig at filen blir åpnet.