Alle kan komme i en situasjon hvor de blir bedt om å skrive et møtereferat. Det kan skje på arbeidsplassen, i idrettsklubben, i borettslaget eller på et foreldremøte i barnehagen. Plutselig peker noen på deg og sier: "Du kan vel notere litt, så sender du referatet rundt etterpå?" Da er det greit å ha litt grunnleggende kunnskap om hvordan man skriver et referat som faktisk er nyttig for de som skal lese det.

Et godt referat dokumenterer ikke bare hva som ble sagt, men fanger essensen av møtet, viktige beslutninger og ansvar som ble fordelt. Det fungerer som møtets hukommelse og er særlig viktig for de som ikke kunne delta, men også for deltakerne som skal huske hva de ble enige om.

Forbered deg før møtet starter

Et godt referat begynner egentlig før møtet. Hvis du vet at du skal være referent, ta noen minutter til forberedelse:

  • Skaff deg møteagendaen på forhånd og bruk den som utgangspunkt for notatene dine. Lag en mal med punkter fra agendaen hvor du kan fylle inn underveis. Sjekk om det finnes maler eller tidligere referater i organisasjonen som du kan bruke som utgangspunkt.
  • Avklar forventninger med møteleder. Skal referatet være detaljert eller kun oppsummere hovedpunkter og beslutninger? Noen ganger trengs bare et beslutningsreferat, andre ganger er det viktig å dokumentere diskusjonen som førte til beslutningen.

Effektive notatmetoder under møtet

Under selve møtet er det viktig å kunne notere effektivt. Her er noen teknikker som kan hjelpe deg:

  • Bruk stikkord og forkortelser som gir mening for deg. Du trenger ikke skrive fullstendige setninger under møtet – det viktigste er å få med hovedpunktene som du senere kan utdype.
  • Strukturer notatene etter agendapunktene. Dette gjør det enklere å organisere referatet etterpå. Merk gjerne nye punkter som dukker opp underveis med "Eventuelt" eller liknende.
  • Hvis tempoet blir høyt, ikke nøl med å be folk om å gjenta eller klargjøre et poeng. Du kan si noe slikt som: "Kan du gjenta det siste punktet? Jeg vil gjerne sikre at jeg får det riktig i referatet."
  • Bruk symboler og markeringer for å fremheve viktige elementer. For eksempel kan du sette stjerne (*) ved beslutninger, utropstegn (!) ved viktige punkter, og pil (→) ved oppgaver som skal utføres.

Fang det vesentlige

Et vanlig feiltrinn er å forsøke å notere absolutt alt som blir sagt. Dette fører ofte til et uoversiktlig referat som få gidder å lese. Fokuser heller på:

  • Beslutninger som ble tatt. Dette er kanskje det viktigste elementet i et referat. Skriv tydelig hva møtedeltakerne ble enige om, selv om diskusjonen var lang og komplisert.
  • Handlingspunkter med ansvarspersoner og tidsfrister. Noter hvem som skal gjøre hva og innen når. Dette skaper forpliktelse og gjør det lettere å følge opp.
  • Hovedargumenter fra diskusjonen, spesielt hvis de hadde innvirkning på beslutningene. Det er ikke nødvendig å gjengi ordrett hva hver enkelt sa, men de viktigste synspunktene bør med.
  • Uavklarte spørsmål eller saker som ble utsatt til senere møter. Dette sikrer at disse punktene ikke blir glemt.

Navnenotasjon og ansvarsfordeling

En av de viktigste funksjonene til et referat er å dokumentere hvem som har ansvar for hva. Vær derfor nøye med å notere navn:

  • Skriv alltid fullt navn første gang en person nevnes i referatet, deretter kan du bruke fornavn. Dette gjør det lettere for alle å vite hvem det refereres til, særlig for de som ikke var til stede.
  • Ved handlingspunkter, uthev gjerne navnet til den ansvarlige: "Bestilling av nye fotballer: Kari Nordmann tar ansvar for dette innen 15. mai."
  • Noter også hvem som fremmet spesielle forslag eller hadde sterke meninger om saker, hvis dette er relevant for å forstå beslutningsprosessen.

Struktur på det ferdige referatet

Når møtet er over og du skal skrive det endelige referatet, er en god struktur avgjørende:

  • Start med praktisk informasjon: dato, tid, sted, møteleder, deltakere og hvem som var referent. Ta også med hvem som eventuelt hadde meldt forfall.
  • Organiser innholdet etter møteagendaen, med tydelige overskrifter for hvert punkt. Dette gjør det enkelt for leserne å finne frem til spesifikke saker de er interessert i.
  • Hold et konsistent format gjennom hele dokumentet. Bruk gjerne punktlister for handlingspunkter og beslutninger for å gjøre disse ekstra synlige.
  • Skill tydelig mellom informasjon, diskusjon og beslutning for hvert agendapunkt. En enkel måte å gjøre dette på er å bruke underoverskrifter som "Bakgrunn", "Diskusjon" og "Vedtak".

Språk og tone

Et godt referat bør være objektivt og lettlest:

  • Bruk et nøytralt og presist språk. Unngå ladede ord og personlige vurderinger. Skriv "Det ble uttrykt bekymring for budsjettet" heller enn "Alle var bekymret for det dårlige budsjettet".
  • Hold setningene korte og enkle. Unngå kompliserte setningskonstruksjoner og stammespråk som kan være vanskelig for utenforstående å forstå.
  • Vær konsistent i bruk av tempus. Referater skrives vanligvis i fortid: "Det ble besluttet at..." eller "Styret vedtok at...".

Kvalitetssikring før utsending

Før du sender ut referatet, ta deg tid til en siste kvalitetssjekk:

  • Les gjennom teksten og sjekk at alle beslutninger og handlingspunkter er klart formulert. Spør deg selv: "Vil en person som ikke var på møtet forstå hva som ble bestemt?"
  • Sjekk at alle navn er stavet riktig og at datoer og tidsfrister stemmer.
  • Vurder å la møteleder se gjennom referatet før det sendes ut. Dette kan avdekke misforståelser eller utelatelser.
  • I noen formelle sammenhenger må referatet godkjennes på neste møte før det regnes som endelig. I så fall bør du merke det foreløpige referatet som "utkast".

Digitale verktøy som kan hjelpe

Dagens teknologi gir flere muligheter for å gjøre referatjobben enklere:

  • Bruk gjerne digitale notatverktøy som OneNote, Evernote eller Google Docs. Disse gjør det enkelt å organisere notatene og redigere dem i ettertid.
  • Vurder å ta opp møtet (med deltakernes samtykke) hvis det er kompliserte saker som diskuteres. Da kan du gå tilbake og sjekke detaljer senere.
  • For gjentakende møter med fast struktur, kan du lage maler som du gjenbruker hver gang. Dette sparer tid og sikrer konsistens.
  • Mange moderne møteplattformer har integrerte notatfunksjoner som kan deles med deltakerne i sanntid eller eksporteres etterpå.

Tilpass referatet etter sammenhengen

Et viktig poeng å huske er at ulike typer møter krever ulike typer referater:

  • For formelle styremøter eller årsmøter er det ofte strenge krav til referatets innhold og form. Her bør du følge vedtektene eller etablert praksis i organisasjonen.
  • For arbeidsgruppemøter kan referatet være mer uformelt og fokusere på fremdrift, ideer og neste skritt.
  • I foreninger og frivillige organisasjoner er det viktig at referatet motiverer til handling og engasjement. Fremhev positive resultater og spennende planer.
  • For foreldremøter bør referatet være konsentrert om praktisk informasjon som angår barna og foreldrenes ansvar. Unngå for mye detaljer om pedagogiske diskusjoner.

Gode referater er et undervurdert verktøy for effektiv møtekultur. De skaper kontinuitet mellom møter, holder folk ansvarlige for sine oppgaver og sikrer at beslutninger blir husket og iverksatt. Med litt øvelse og ved å følge rådene ovenfor, kan hvem som helst bli en kompetent referent – en ferdighet som verdsettes høyt i de fleste organisasjoner.